Desde el origen de la concepción de las primeras intenciones del proyecto hasta el final de su ciclo de vida, el proyecto debe evolucionar y reaccionar mediante la toma de decisiones de los responsables o líderes del proyecto y la información necesaria para esta evolución. Se trata pues de gestionar la información del proyecto necesaria para su fin de la mejor manera posible, de forma coordinada y direccional, y de la eficiencia de este proceso evolutivo depende el éxito o fracaso del proyecto.

Con el uso del BIM se genera información cada vez más abundante, compleja y de una forma más rápida, son necesarias herramientas tecnológicas cada vez más sofisticadas que gestionen esta información y se transmita de forma eficaz y legible a los agentes implicados. El BIM se encamina sin duda a ser una tecnología en sí misma con cada vez más autonomía en generar proyectos más eficientes. Siempre hemos utilizado herramientas y sistemas de comunicación que faciliten el progreso del proyecto, pero desde la llegada del BIM, estas herramientas también están evolucionando y se integran cada vez más para llegar a ser una estructura única.

Hoy en día utilizamos multitud de sistemas que ya constituyen entornos colaborativos comunes, desde un servidor que gestiona la carpeta del proyecto accesible por los ordenadores de un despacho, el e-mail, sistemas ftp de intercambio de archivos entre despachos en diferentes localizaciones, carpetas sincronizadas en tiempo real, sistemas virtualizados, hasta el propio programa de chat que tenemos en nuestros móviles son herramientas muy potentes para intercambiar información relativa a un proyecto de manera muy eficaz. Todas caminan en su evolución en la dependencia de internet.

El problema es que todas estas herramientas se trabajan por separado, y una vez más entramos en el riesgo de perder información, no transmitirla de forma correcta y a todos los necesarios, duplicidad de versiones y complicar los flujos de trabajo precisamente por no simplificar e integrar estas herramientas para todos los que intervienen. Además, estas herramientas deben ser BIM, deben poder trabajar con el modelo como punto de partida y en nuestra opinión, también de retorno de toda la información del proyecto.

Es por esto que podemos definir el entorno común de colaboración como:

El CDE (Common Data Environment) proporciona un entorno colaborativo donde los equipos pueden compartir su trabajo y archivos para el proceso de Information Management. El CDE podría consistir en más de un sistema configurado para cumplir los requerimientos definidos en la normativa BS 1192:2007 (Reino Unido). Este documento presenta el proceso de gestión dentro del CDE necesario para facilitar la entrega de la información necesaria del proyecto. Este proceso es claramente direccional desde la denominada fase CAPEX (Capital Expediture) que comienza al definir las estrategias del proyecto que se reflejarán en el BIM Execution Plan, hasta el inicio del OPEX (Operational Expediture) donde comienza la fase de Operaciones y Mantenimiento en el uso del edificio o infraestructura (Activo).

Las ventajas que proporciona el uso de un CDE incluyen:

• La propiedad de la información generada (modelos, documentación gráfica y no gráfica) se garantiza y permanece en sus creadores, aunque se comparta y reutilice, sólo el que la genera está habilitado para intercambiarla.
• La información compartida reduce en tiempo y costo la producción de información coordinada (modelos federados)
• Cualquier cantidad y variedad de documentos se pueden generar a partir de la combinación de diferentes modelos de trabajo.

Si los procedimientos para compartir información son actualizados de forma continuada, periódica y adecuada por los equipos de diseño, la coordinación espacial del modelo es una ventaja que proporciona el uso del CDE.

La información puede ser usada para la planificación de la construcción (4D) , estimación de costes (5D), eficiencia y sostenibilidad o facility management (6D), entre otros usos posibles. El flujo colaborativo de información relativa al proyecto se desarrolla dentro del CDE, que evoluciona a la vez que las fases del proyecto, desde un proyecto esquemático, un modelo detallado para la construcción, hasta un modelo que simula el uso del proyecto con información gráfica y no gráfica.

Por ser un entorno único donde confluyen diferentes disciplinas, intereses y acciones colaborativas, este sistema debe facilitar la interoperabilidad entre las diferentes plataformas de software y basarse en formatos estándar de libre acceso. El formato estándar reconocido en los sistemas BIM que contiene la información gráfica y de metadata necesaria para definir el proyecto es el IFC (Industry Foundation Classes), formato que a día de hoy garantiza la interoperabilidad entre las diferentes plataformas comerciales que trabajan en BIM.

Existen otros formatos a tener en cuenta y estudiar su implantación como son el BCF (Bim Collaboration Format) que dispone información relativa a la coordinación de los modelos federados para la resolución de conflictos detectados en la revisión del proyecto, y el COBie (Construction Operations Building Information Exchange) que define la información del proyecto necesaria para una correcta gestión del activo en fase de operaciones y mantenimiento.

El entorno común de colaboración debería:

• Ser un espacio único para gestionar un proyecto.
• Sea accesible y operable desde internet de forma abierta sin la necesidad de instalar software comercial.
• Garantizar la correcta coordinación y distribución de la información del proyecto.
• Almacenar de forma adecuada la documentación válida y útil del proyecto a lo largo de su vida útil.
• Permitir la visualización y control del modelo federado en formatos estándar de BIM.
• Garantizar la propiedad y autoría de los modelos e información del proyecto por parte de sus creadores.
• Servir para justificar la entrega de la documentación requerida por parte de los equipos.
• Servir para validar y aprobar la documentación entregada requerida por parte de los equipos.
• Definir los roles, responsabilidades y derechos de cada equipo y persona que interviene en el proyecto. Por ello debería contener de partida el BIM Execution Plan como documento que define los usos y estrategias en el desarrollo del proyecto.